Case study
Digitale Zeiterfassung, E-Rechnung und Prozessautomation bei U2care
Kundenzitat
Unsere Bedürfnisse wurden klar verstanden, und unsere Wünsche vollständig umgesetzt – inklusive der Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen. Die Verbindung von Zeiterfassung, Projekten und Rechnungsstellung läuft reibungslos – das spart enorm viel Zeit und sorgt für Klarheit. Die Systemeinführung erfolgte überraschend zügig, erforderte nur minimalen Begleitaufwand und wird sich voraussichtlich in bereits 6 Monaten amortisiert haben. Wir werden mit der KI-Beratung Hessen weiter zusammenarbeiten, um identifizierte Potenziale aus KI-gesteuerter Automation in weiteren Prozessen zu heben
Torsten Krüger, Geschäftsführer U2care GmbH
Ausgangssituation
Die U2care GmbH bietet digitale Analytics & KI Lösungen für die Zielsetzung „Länger gesünder leben“. Sie unterstützt eHealth-Prozesse von Leistungserbringung, Kundenmanagement und optimierter Abrechnung speziell für Verbünde von Ärzten, Kliniken, Laboren und Pharmaunternehmen. Nun sollten auch die internen Kernprozesse – Zeiterfassung, Abrechnung und Kundenmanagement – digitalisiert werden, um die zunehmenden gesetzlichen Anforderungen, insbesondere in den Bereichen E-Rechnung und Arbeitszeiterfassung, effizient und sicher zu erfüllen. Die bisherigen Abläufe waren teilweise manuell und führten zu unnötigem Verwaltungsaufwand und Medienbrüchen.
Unter diesen Voraussetzungen wandte sich Geschäftsführer Torsten Krüger an die KI-Beratung Hessen – ein kleines, spezialisiertes Beratungsunternehmen aus der Region, das sich auf Prozessautomatisierung und die Senkung von Fehlerquoten konzentriert. Für ihn war wichtig, dass die Zusammenarbeit kurze Wege, direkten Austausch, viel Flexibilität und schnelle Lösungen bietet.
Lösung
Gemeinsam mit der KI-Beratung Hessen wurde ein Odoo-basiertes ERP-System eingeführt, das die Prozesse ganzheitlich digital abbildet
Kernpunkte der Lösung
Eine rechtskonforme Erfassung von Arbeitszeit und Fehlzeiten, sowie eine qualifizierte Erfassung von Projektarbeiten, die den Mitarbeitenden flexible, aber klare Erfassungsmöglichkeiten bietet – sowohl beim Zeitstempeln nach Arbeitsrecht als auch beim Erfassen nötiger Leistungsnachweise für die Kundenabrechnung.
Eine automatische Verknüpfung von erfassten Zeiten mit Auftragsbudgets und Rechnungsstellung, sodass überprüfte Leistungen effizient als E-Rechung per E-Mail fakturiert werden können.
Integration von CRM, Personalverwaltung und DATEV-Schnittstelle zur durchgängigen Prozessdigitalisierung.
Ergebnisse
U2care verfügt nun über ein System, das Vertrauen, Effizienz und Rechtssicherheit vereint
Die Mitarbeitenden erfassen ihre Zeiten schnell und einfach, während die Geschäftsführung sicher sein kann, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden
Die Rechnungsstellung erfolgt automatisch und fehlerfrei, auf Basis der tatsächlich erfassten Projektzeiten – E-Rechnung inklusive
So wurde der gesamte administrative Aufwand reduziert, die Transparenz erhöht und die Abrechnung deutlich beschleunigt
Im Projekt zeigte sich, dass das Team der KI-Beratung Hessen besonders stark darin ist, sich flexibel in komplexe und neue Anforderungen einzuarbeiten.
Viele Prozesse und Spezialfälle bei U2care erforderten individuelle Lösungen – diese wurden passgenau umgesetzt, ohne den Projektzeitplan zu gefährden.
Dadurch konnte die Lösung nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch optimal an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden.