Ergebnisse - KI Beratung Hessen

Potenzial Analyse

Wie wir Unternehmen dabei helfen, ihre IT-Effizienz zu bewerten und das Potenzial von KI-Integrationen zu analysieren

"Die Potenzialanalyse wurde strukturiert und gründlich durchgeführt, ohne dabei unser Tagesgeschäft zu stören. Wir haben nicht nur einen klaren Bericht über unsere IT-Schwächen erhalten, sondern auch ein fundiertes Verständnis dafür gewonnen, wie wir KI sinnvoll in unserem Unternehmen einsetzen können."

Til Steinhauer | Geschäftsführer

Hinnerbäcker GmbH + Co. KG

Die 3 Schritte zur KI-Potenzialanalyse

1. Interview Geschäftsführung

Zu Beginn sprechen wir mit der Führungsebene. Dabei erfassen wir:

Ihre Unternehmensstruktur sowie die Abteilungen und deren Abhängigkeiten
Die wichtigsten Kostenblöcke
Erste Anhaltspunkte, wo KI den größten Mehrwert bieten könnte
Identifikation relevanter Gesprächspartner für die nächste Phase.

2. Mitarbeiter-Umfrage

Ihre Mitarbeiter erleben die operativen Herausforderungen täglich – und genau hier steckt das größte Potenzial. Die Umfrage gibt Aufschluss darüber:

Wo es unnötige Zeitfresser gibt
Wo häufig Fehler entstehen
Welche Aufgaben sich für Automatisierung und KI eignen

3. Fokussierte Interviews

Basierend auf den Umfrageergebnissen führen wir Gespräche mit den relevanten Schlüsselpersonen, um:

Konkretes Verständnis der Herausforderungen erlangen
Optimierungspotenziale zu präzisieren
Wiederstände Identifizieren und Strategien zu ihrer Überwindung entwickeln

Das Ergebnis

Am Ende erhalten Sie eine maßgeschneiderte KI-Potenzialanalyse, die als fundierte Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte dient.

Die Analyse umfasst:

Überblick: Eine kompakte Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse aus den ersten beiden Schritten.
Schwächen & Potenziale: Eine detaillierte Darstellung, wo Herausforderungen bestehen – und wo die größten Chancen liegen.
Konkrete Anwendungsfälle: Realistische Use Cases mit einer exemplarischen Kosten-Nutzen-Rechnung.
Handlungsempfehlung: Die Strategie umfasst sowohl kurzfristige Use Cases für schnelle Umsetzung als auch eine langfristige Planung für nachhaltige KIImplementierung.

Case Study

Wie wir Hinnerbäcker geholfen haben, Fehlerquoten zu senken, Prozessklarheit zu erlangen und Kommunikation zu verbessern.

"Wir arbeiten heute strukturierter, schneller und transparenter. Jeder weiß, wer was wann zu tun hat – und die Fehlerquote hat sich deutlich reduziert.“

Til Steinhauer | Geschäftsführer

Hinnerbäcker GmbH + Co. KG

Ausgangssituation:

Eines der zentralen Ergebnisse der Potenzialanalyse war, dass es bei Hinnerbäcker große Herausforderungen in der internen Kommunikation gab. Informationen wurden damals über eine Mischung aus E-Mails und mündlicher Weitergabe übermittelt. Mitarbeitende beschrieben die Situation teils als „Stille-Post-Spiel“ und hatten das Gefühl, dass wichtige Inhalte nicht bei allen ankommen.

Dies führte in der Folge zu Fehlern in den Abläufen und zu einer spürbaren Unzufriedenheit in der Belegschaft. Hinzu kam, dass sich im Nachhinein oft schwer nachvollziehen ließ, wo ein Fehler entstanden war – da Abläufe nicht durchgängig dokumentiert und Zuständigkeiten nicht klar definiert waren.

Erkenntniss:

Uns wurde 3 Dinge sofort Klar:

E-Mails sind intern nicht mehr zeitgemäß, es gibt spezielle Programme für interne Kommunikation
"Stille-Post spielen", also die rein verbale Kommunikation von wichtigen Informationen ist von Natur aus anfällig für Fehler. Wir verfolgen den Ansatz: Was nicht dokumentiert ist, wurde nie gesagt.
Um fehler zu vermeiden, muss man wissen wo die entstehen. Und das geht nur wenn die Prozesse sowie ihre Verantwortungskette für alle klar definiert sind.

Lösung: Hinnerbäcker benötigte sowohl ein internes Kommunikationstool als auch ein Management-Tool. Da die Belegschaft technisch nicht besonders affin war, rieten wir davon ab, mehrere Programme parallel einzuführen – um Überforderung zu vermeiden. Eine 2-in-1-Lösung musste her.
Slack, eines der weltweit führenden Kommunikationstools, hatte kürzlich (2024) auch Managementfunktionen eingeführt. Auch wenn diese Funktionen noch ausbaufähig sind, kam uns das in diesem Fall sehr gelegen. Denn es ermöglichte uns, mit nur einem Tool sowohl die interne Kommunikation zu strukturieren als auch Prozessabläufe, Feedback, Verantwortung und viele weitere Funktionen abzubilden. Wir richteten für jede Abteilung eigene Kanäle ein, führten eine zentrale Ankündigungsstruktur ein und integrierten erste automatisierte Abläufe von wiederkehrende Aufgaben (z.B. Inventur). Zeitgleich schulten wir auch den Geschäftsführer sowie weitere Führungskräfte, damit sie das neue System möglichst früh eigenständig nutzen konnten. Im Anschluss trainierten wir die Mitarbeitenden vor Ort in den wichtigsten Funktionen – eine Checkliste half dabei, sicherzustellen, dass keine Schritte ausgelassen wurden. Die Einführung erfolgte Schritt für Schritt und wurde eng mit dem Führungsteam abgestimmt. Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich eine deutliche Verbesserung der Kommunikation: Informationen gingen seltener verloren, Verantwortlichkeiten waren klarer geregelt – und das Team konnte sich besser auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren.

Probleme:

Zwei erwähnenswerte Schwierigkeit

Da Slack erst vor Kurzem seine Funktionen auf das Management erweitert hatte, waren manche Funktionen noch nicht sehr intuitiv. Auch die häufigen Updates und Erweiterungen führten teilweise zu Verwirrung. Dies hatte zur Folge, dass wir uns vermehrt Zeit nehmen mussten, um die Limitationen des Programms vollständig zu verstehen und passende Workarounds für den Kunden zu konzipieren.
Vereinzelt waren Mitarbeitende dabei, die sich mit neuer Technologie schwertaten. Zum Glück gab es aber auch einige, die sehr technikaffin waren, sich schnell in das neue Programm eingearbeitet hatten und sich eigenständig über unsere Schulungsinhalte hinaus weiterbildeten. Diese Mitarbeitenden spielten anschließend eine essenzielle Rolle dabei, die etwas langsameren Kolleg:innen zu Schwierigkeiten.

Potenzial Analyse

Wie wir Unternehmen dabei helfen, ihre IT-Effizienz zu bewerten und das Potenzial von KI-Integrationen zu analysieren

"Die Potenzialanalyse wurde strukturiert und gründlich durchgeführt, ohne dabei unser Tagesgeschäft zu stören...."

Til Steinhauer | Geschäftsführer

Hinnerbäcker GmbH + Co. KG

Case Study

Wie wir Hinnerbäcker geholfen haben, Fehlerquoten zu senken, Prozessklarheit zu erlangen und Kommunikation zu verbessern.

"Wir arbeiten heute strukturierter, schneller und transparenter. ..."

Til Steinhauer | Geschäftsführer

Hinnerbäcker GmbH + Co. KG