Ausgangssituation
Eines der zentralen Ergebnisse der Potenzialanalyse war, dass es bei Hinnerbäcker große Herausforderungen in der internen Kommunikation gab. Informationen wurden damals über eine Mischung aus E-Mails und mündlicher Weitergabe übermittelt. Mitarbeitende beschrieben die Situation teils als „Stille-Post-Spiel“ und hatten das Gefühl, dass wichtige Inhalte nicht bei allen ankommen.
Dies führte in der Folge zu Fehlern in den Abläufen und zu einer spürbaren
Unzufriedenheit in der Belegschaft. Hinzu kam, dass sich im Nachhinein oft
schwer nachvollziehen ließ, wo ein Fehler entstanden war – da Abläufe
nicht durchgängig dokumentiert und Zuständigkeiten nicht klar definiert
waren.
Erkenntniss
1
E-Mails sind intern nicht mehr zeitgemäß, es gibt spezialisierte
Programme für interne Kommunikation.
2
„Stille-Post“ spielen, also die rein
verbale Kommunikation von wichtigen Informationen ist von Natur aus
anfällig für Fehler. Wir verfolgen den Ansatz: Was nicht dokumentiert
ist, wurde nie gesagt.
3
Um Fehler zu vermeiden, muss man wissen,
wo sie entstehen. Und das geht nur, wenn die Prozesse sowie ihre
Verantwortungskette für alle klar definiert sind.
Lösung
Hinnerbäcker benötigte sowohl ein internes Kommunikationstool als auch ein
Management-Tool. Da die Belegschaft technisch nicht besonders affin war,
rieten wir davon ab, mehrere Programme parallel einzuführen – um
Überforderung zu vermeiden. Eine 2-in-1-Lösung musste her.
Slack, eines der weltweit führenden Kommunikationstools, hatte kürzlich
(2024) auch Managementfunktionen eingeführt. Auch wenn diese Funktionen
noch ausbaufähig sind, kam uns das in diesem Fall sehr gelegen. Denn es
ermöglichte uns, mit nur einem Tool sowohl die interne Kommunikation zu
strukturieren als auch Prozessabläufe, Feedback, Verantwortung und viele
weitere Funktionen abzubilden.
1
Wir richteten für jede Abteilung eigene Kanäle ein, führten eine
zentrale Ankündigungsstruktur ein und integrierten erste
automatisierte Abläufe von wiederkehrenden Aufgaben (z.B. Inventur).
2
Zeitgleich schulten wir auch den Geschäftsführer sowie weitere
Führungskräfte, damit sie das neue System möglichst früh eigenständig
nutzen konnten.
3
Im Anschluss trainierten wir die Mitarbeitenden vor Ort in den
wichtigsten Funktionen – eine Checkliste half dabei, sicherzustellen,
dass keine Schritte ausgelassen wurden.
Die Einführung erfolgte Schritt für Schritt und wurde eng mit dem
Führungsteam abgestimmt. Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich eine
deutliche Verbesserung der Kommunikation: Informationen gingen seltener
verloren, Verantwortlichkeiten waren klarer geregelt – und das Team konnte
sich besser auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren.
Probleme
Zwei erwähnenswerte Schwierigkeitsbereiche wurden identifiziert:
1
Da Slack erst vor Kurzem seine Funktionen
auf das Management erweitert hatte, waren manche Funktionen noch nicht
sehr intuitiv. Auch die häufigen Updates und Erweiterungen führten
teilweise zu Verwirrung, was dazu führte, dass wir vermehrt Zeit
aufwenden mussten, um die Limitationen des Programms vollständig zu
verstehen und passende Workarounds für den Kunden zu konzipieren.
2
Vereinzelt waren Mitarbeitende dabei, die
sich mit neuer Technologie schwertaten. Zum Glück gab es aber auch
einige, die sehr technikaffin waren, sich schnell in das neue Programm
eingearbeitet hatten und sich eigenständig über unsere
Schulungsinhalte hinaus weiterbildeten. Diese Mitarbeitenden spielten
anschließend eine essenzielle Rolle dabei, die etwas langsameren
Kolleg:innen zu unterstützen.
